福田深圳律师所谈涉及印章法律问题

　　印章的保管与盘点是否进行有效控制如何做

　　第一步制度、流程文件的熟悉与梳理，关注印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等。

　　第二步访谈

　　询问行政人员，关注以下问题：

　　1、公司有哪些印章，都是如何保管的，是集中在行政部门保管，还是根据用途或授权在相关部门保管；

　　2、各部门是否有印章

　　3、印章是否需要在集团行政部门进行集中备案

　　4、印章备案表或台账是否由专人管理，会记录哪些信息

　　5、是否定期对印章进行盘点，多久盘点一次，是否有记录

　　第三步测试

　　获取印章备案记录，检查一下信息：

　　1、记录的信息是否完整，印章留样、保管人信息是否齐全；

　　2、印章台账信息是否及时更新

　　1） 可以优先选择台账中记录的时间较早，保管地点非本部的样本。例如，2015年10月对印章台账进行检查，其中显示印章的保管时间是 2007年5月，保管地点为公司外部的办事点。这就需要引起重点关注。

　　2） 记录的印章保管人已变更但台账未更新。可以询问台账管理人台账中所记录的印章保管人的信息，另外也可以通过离职人员信息表进行核对。后一种方法的工作量较大，建议注重询问。如何询问呢？例如，这个人还在公司吗？在哪个部门？通过设置开放性的问题，同时获取两个信息。一是是否离职，二是人虽然在公司，但是部门可能发生变化。印章的保管很多是与部门相关的，如果部门发生变化，就意味着可能这个章的保管人也发生了变更。

　　3） 印章在使用中发生损坏，是否会进行重刻，重刻后的印章是否在台账上留印。

　　4） 记录的保管地是否发生变化。

　　5） 如果被审计单位的组织架构发生变化，这些变化可能也会对印章的保管产生影响，追查至台账看其是否进行及时的更新。

　　6） 对印章实物进行盘点，盘点时一般进行全盘，建议先查实物，再与台账核对，对于实物盘点结果与台账不一致的要询问原因，注意实物是否发生丢失，记录是否准确。

　　7） 审计时，在检查业务资料的过程中要留心其中的印章信息，有时会有意外收获。

　　例如：审计人员在检查公司的档案资料时，将档案上出现的印章与企业提供的备案记录进行比对，发现该印章没有记录在案。据对方解释，该印章是公司成立前为了前期外联工作方便刻制的，后来就不用了，当时负责的人员也早已离职，所以未记录在案。

　　需要资料

　　1、 印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等相关制度

　　2、 印章台账

　　3、 盘点表（对方的盘点记录、审计人员检查时的盘点记录）

　　审计中常见问题

　　1、印章台账未及时更新

　　2、未定期进行印章盘点

　　3、印章未及时进行备案
 

　　印章的刻制、销毁是否进行有效管理如何做

　　第一步制度流程文件的熟悉与梳理，关注如印章刻制的条件、申请、审批、印章更换的流程，印章作废与销毁相关控制的规定等。

　　第二步访谈

　　询问行政相关人员，关注以下问题：

　　1、印章的刻制是如何执行的，是否需要申请、审批、谁负责去实际执行。不同类型的印章在管理上有什么区别，如部门章、公章等；

　　2、印章的更换与作废是如何操作的，是否需要申请、审批，不再用的印章是否要求收回等；

　　3、印章的销毁是如何执行的，是否需要申请、审批，谁负责销毁，是否有记录；

　　4、目前是否发生过印章的刻制、更换、作废和销毁；

　　5、实际执行与公司的制度、流程是否有差异。

　　第三步测试

　　获取审计期间刻制、作废、销毁的记录及相关支持性资料，主要是合规性审计，关注以下项目：

　　1、印章刻制的流程如刻制前的申请、审批、刻制后的备案是否符合规定；

　　2、印章更换的流程如更换的申请、审批、刻制后的备案以及旧章的回收和处理是否符合规定；

　　例如：审计人员在对印章进行盘点时，发现公司有两个内容相同的印章，经询问，对方表示，其中一个是旧章，因发生磨损不再使用，但因为没有相应的规定也不知道如何处理。

　　福田深圳律师所简析：这里需要考虑几个问题，一是刻章的控制是否存在问题，二是废弃印章的管理可能存在漏洞，三是类似的情况有多少，四是是否存在旧章乱用的情况。

　　3、对于不再使用的印章应及时收回，审计中如果发现一个部门有多个印章，且用途不明确的情况，应引起注意，并建议被审计单位将不用的收回或进行销毁。

　　4、印章的作废处理是否符合规定，关注点如作废的申请、审批、后续的处理；

　　5、印章的销毁是如何处理的，处理是否符合相关规定。

　　例如：审计人员对工程部门进行审计时，发现资料上盖有：“XX公司工程部”的印章，然后询问了相关人员，对话如下：

　　审计人员：你们这个印章是什么时候刻的，谁去办的？

　　工程部人员：这个是开工后不久为了发文方便刻制的，是让我们的内勤去刻的。

　　审计人员：这个章公司知道吗？有没有申请？

　　工程部人员：我们先找一下。

　　随后，审计人员询问了行政相关人员，对方表示不知情，且在行政部提供的印章备案表里未发现该印章的信息。而后审计人员再次与工程部人员核实，对方承认是私自刻的，因为对公司的相关制度流程不熟悉，问了好多人都不知道该如何操作，所以就自己刻了。

　　需要资料

　　1、印章刻制的条件、申请、审批、印章更换的流程，印章作废与销毁相关控制等的规定。

　　2、审计期间新增、作废、销毁的印章记录及支持性资料。

　　审计中常见问题

　　1、无相关制度或有制度，但制度规定不完善。

　　2、印章刻制、销毁未按规定执行

　　3、作废的印章未按规定进行处理

 

　　用印管理是否符合规定

　    如何做

　　第一步制度流程文件的熟悉与梳理，关注用印的申请、审批、用印的记录等。

　　第二步访谈

　　询问行政管理人员，关注以下问题：

　　1、是否有明确的用印管理规定；

　　2、是否有用印记录相关的审批

　　3、如发生印章外借的情况，如何处理，与常规的用印有何区别

　　第三步测试

　　获取审计期间用印记录及相关的资料，随机抽样，可以优先关注外借的印章，检查时关注以下项目：

　　1、用印记录登记的信息是否完整，印章名称、用途、份数、时间、用印人等；

　　2、用印的相关支持性资料是否齐全，如用印审批；

　　3、发生外借的印章是否在规定时间内归还，

　　除了测试样本外，建议留心观察实际被审计单位在用印时是如何执行的。

　　需要资料

　　1、用印的申请、审批、用印的记录等相关制度

　　2、审计期间用印记录及相关的支持性资料

　　审计中常见问题

　　1、无相关制度或有制度，但制度规定不完善。

　　2、用印未按规定执行相应的申请审批

　　3、用印申请单未妥善保管

　　4、用印记录未及时更新

　　5、外借印章未及时归还